Het verschil: Gratis RDW-data versus professionele inzichten
Iedereen kan via de officiële website van de RDW gratis de basisgegevens van een Nederlands voertuig opvragen. Deze kosteloze informatie omvat algemene technische specificaties, zoals het bouwjaar, het motorvermogen, de emissieklasse, het brandstofverbruik en de afmetingen. Ook is het mogelijk om de vervaldatum van de APK en het aantal eerdere eigenaren in te zien.
Voor een professioneel autobedrijf is deze gratis informatie niet toereikend om een veilige inkoopbeslissing te nemen of een correcte inruilwaarde te bepalen. Waar consumenten vaak losse, uitgebreide rapporten kopen voor bedragen tussen de 4,99 en 7,95 euro per check, maken zakelijke gebruikers gebruik van doorlopende abonnementen bij gespecialiseerde dataleveranciers om diepgaande informatie te ontsluiten.
Welke tools gebruiken autohandelaren in de praktijk?
Professionals in de autobranche maken zelden losse kentekenchecks via openbare websites. Zij maken gebruik van geïntegreerde softwarepakketten die direct gekoppeld zijn aan de databases van de RDW, de Belastingdienst, brancheorganisaties zoals de BOVAG en diverse importeurs. Bekende platformen in de Nederlandse markt zijn onder meer VWE Automotive en AutoDisk (bekend van de Wheelerdelta-software).
Via deze B2B-platforms en het afgeschermde RDW Handelaarsportaal krijgen bedrijven met een speciale erkenning toegang tot cruciale extra data:
- SilverDAT VIN-informatie: Waar een standaard kentekencheck zich baseert op het nummerbord, zoeken professionals op het unieke Voertuigidentificatienummer (VIN). Hiermee kunnen zij exact zien met welke specifieke fabrieksopties de auto destijds de fabriek heeft verlaten.
- Taxatie- en handelswaarden: Systemen berekenen op basis van data direct de actuele inruilwaarde, de handelswaarde, de richtprijs voor internetadvertenties en de verwachte statijd van een voertuig.
- Uitgebreid schadeverleden: Autobedrijven krijgen inzicht in miljoenen geregistreerde schademeldingen met specifieke schadebedragen in euro's en de exacte fysieke positie van de schade.
Praktische Stap-voor-Stap: Een occasion inkopen als autobedrijf
- Kentekencheck en Taxatie: De handelaar voert het kenteken in zijn handelsmodule in (bijvoorbeeld AutoDisk of VWE) en controleert direct de RDW-gegevens, het schadeverleden en de rest-BPM.
- Opname in de bedrijfsvoorraad: Zodra de handelsprijs is overeengekomen, wordt de auto via de module Online Registratie Bedrijfsvoorraad (ORB) 'gevrijwaard'. De verkopende klant krijgt direct een officieel RDW-vrijwaringsbewijs.
- Tellerstand registreren: Direct bij de opname in de bedrijfsvoorraad is het autobedrijf wettelijk verplicht de exacte, actuele kilometerstand in het systeem van de RDW te registreren.
- Adverteren en publiceren: Vanuit het occasionbeheersysteem wordt de opgehaalde voertuigdata gecombineerd met foto's en direct doorgezet naar grote verkoopportals.
Compliance en wettelijke verplichtingen
Autobedrijven in Nederland staan onder streng toezicht en moeten voldoen aan strenge regels vanuit overheidsinstanties. De Nationale Auto Pas (NAP) en kilometerregistratie zijn wettelijk verplicht. RDW-erkende bedrijven moeten de tellerstand van personenauto's en lichte bedrijfsauto's verplicht registreren op specifieke controlemomenten: tijdens APK-afmelding, bij opname in bedrijfsvoorraad, bij tenaamstelling, bij export, bij demontage, en sinds 1 juli 2021: bij élke reparatie.
Naast de dataregistratie gelden er nalevingsverplichtingen richting de Belastingdienst voor BPM en MRB. Softwaretools van professionals rekenen de te betalen of terug te vorderen BPM exact uit aan de hand van waardeverminderingstabellen, zodat het importproces fiscaal waterdicht verloopt.